Cercle de Documentació i Recerca Històrica de Montesquiu

1. La persona que cedeix el material i la documentació a l'Arxiu és l'única propietària del material.

2. La persona propietària té la prerrogativa de retirar els documents donats o cedir-ne el seu ús, així com ser esborrats de l'arxiu digital, en part o en la seva totalitat, segons decisió pròpia, per les causes o motivacions que consideri oportunes, sense haver de justificar-les amb explicacions.

3. Els propietaris estaran assabentats en tot moment, de manera personalitzada, de l'ús públic donat als documents (exposicions, web), de les activitats programades pel grup gestor de l'Arxiu i dels canvis en la gestió.

4. Qualsevol propietari podrà prohibir l'exposició pública d'algun dels documents cedits o qualsevol altra acció presa amb el material que hi ha cedit.

5. En cas de defunció de la persona que ha fet la cessió, els documents passaran a ser propietat dels hereus o, en cas de no tenir-ne, passaran a ser protegits per l'Ajuntament de Montesquiu. Aquest podrà delegar la seva gestió als administradors de l'Arxiu per tal que se'n faci un ús correcte i responsable.

6. La documentació pot ser consultada, amb identificació i registre previs de la persona demandant, en el mateix local on es troba l'Arxiu.

7. L'Arxiu es constitueix com a centre de custòdia i conservació de la documentació i material dipositats pels autèntics propietaris.
8. Només es podrà cedir la còpia d'ús de qualsevol document a la persona que ho sol·liciti, si la persona propietària n'ha signat el consentiment previ. En tot moment, i segons l'ús pertinent, la persona sol·licitant es farà responsable de la gestió que se'n faci i constarà en el registre de l'Arxiu. De la mateixa manera, no podrà reproduir-la ni cedir-la sense coneixement de l'Arxiu, amb la prèvia autorització de la persona propietària.

9. Els documents dipositats a l'Arxiu, originals i còpies, són propietat cautelada de l'Ajuntament de Montesquiu.

10. Actualment, la custòdia de l'Arxiu recau en el Cercle de Documentació i Recerca Històrica de Montesquiu, que n'és el seu creador. Aquest vetllarà per la conservació, ampliació, difusió i gestió del patrimoni documental de l'Arxiu.